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株式会社ビーズ コンベンションサービス


コンベンションサービスの概要

国際会議・国内会議/ 会議・企業イベント(新製品発表会・プロモーションイベント・講演会・セミナーシンポジウム・インセンティブイベントなど)・展示会など総合プロデュース

企画/プランニング、コンサルティング、総合事務局運営、全体スケジュール管理、印刷物およびウェブサイト編集/制作、予算立案/管理、会場設営、当日運営、要員派遣、報告書作成、展示会運営他

①国内会議運営サービス

経験豊富な会議コーディネーターが、お客様のニーズに合わせて、企画立案から細部の運営計画を、全体スケジュール管理を軸にきめ細やかな配慮の上、作成いたします。

■企画立案

  • 情報収集
    さまざまな情報網を駆使して、豊富な運営経験をもとに、最適な企画立案をご提示いたします。
  • 開催地、開催場所の決定
    会議の個性に応じた場所の候補地、候補会場を、ネットワークを通じた情報をもとに、ご提案いたします。
  • 予算案の作成
    過去の参加者数や、開催地・会期を考慮し、予算を策定します。収支のバランスを考えた総合的なコストマネージメントを行います。

■準備業務

  • 事務局業務の代行
    会議運営の窓口となる事務局の代行をいたします。当日運営と精算処理を踏まえた事務局運営計画により、無駄なコストの発生を防ぎ、的確な手配とスケジュール管理を平行し、円滑な事前準備を行います。
  • VIPおよび海外からの招聘者への対応
    会議主催者のご要望に合わせた、海外招聘者、VIPへの基本対応計画を作成し、関係省庁、事務局、警察と調整しながら対応を実施します。ご要望に応じて、査証取得などの手続きの補助もいたします。また、式典計画の立案、招待者対応業務、式典制作なども行います。また海外からの招聘にともない、各国語によるコレポン業務や航空、交通・宿泊の手配・税務署への届出などを代行します。
  • 渉外
    行政や関連団体への各種申請や届け出の窓口となり、連絡や交渉を行います。
  • スケジュール管理・予算管理
    会議開催に向けた準備スケジュールの作成と管理を行います。また、定期的な収支予算の見直しと報告により、確実なコストマネージメントを行います。
  • 広報
    最も効果的で効率のより広報計画をご提案します。新聞・雑誌などの媒体への記事掲載やテレビ・ラジオなどでのPRのほか、WEB上でのPRもご提案申し上げます。
  • スポンサー対応
    スポンサーとの各種連絡・調整を代行します。
  • ドキュメント制作
    各種印刷物は会議の非常に重要な要素です。読みやすく、分かりやすく適切なドキュメント作成のためのコーディネートを行います。

■当日運営

  • 式典
    会長招宴、開会式、閉会式など、厳粛かつ大会長のホスピタリティが十分に伝わる式典を行うために、綿密な計画を立てて運営を行います。
  • 映像、音響
    会議のニーズに応じたソフトを作成する映像機材を手配し、より確実で専門的な映像音響サービスを提供するとともにコストダウンにも貢献します。
  • 運営スタッフの管理
    会議当日は多くの臨時スタッフが必要です。経験豊富な登録スタッフを派遣し、きめ細やかなサービスにより、運営いたします。
  • 展示
    予算策定、フロアプラン作成から各出展社との連絡調整、当日運営まで、総合的な展示事務局業務を代行します。
  • 交通・宿泊
    招待者・参加者の総合的な交通・宿泊コントロールを行います。
  • リスクマネジメント
    開催中に想定されるあらゆる事故・テロ・火災などへの対策を行います。

■事後処理

  • 会計処理
    各種会議の会計管理では昨今では特に透明性が求められています。公認会計士・税理士による指導と最新の会計情報をもとに、確実な会計処理をサポートします。
  • 報告書作成
    各種報告書の作成をサポートします。



②国際会議運営サービス

日本と世界の“架け橋”として、弊社では数多くの国際会合を手がけてまいりました。海外のお客様が安心して来日し、円滑な会議運営となるよう、最善の努力を図っております。

■国際会議運営サービス

  • 予算管理・財務コンサルティング
    参加者動員計画、寄付金、助成金、スポンサーシップ、広告宣伝費などの予算管理、および支出について最適な財務計画をご提案します。
  • 制作物の作成、通訳者・翻訳者の手配
    チラシ、ポスター、カタログなどの印刷物やウェブサイトの制作や、的確な通訳者、翻訳者の手配により、制作物の多国語展開や、同時通訳、逐次通訳者の派遣を提案します。
  • 招待者の接遇
    豊富な実績によって培われた接遇能力とノウハウを活かし、招待者のみならず、さまざまなお客さまに対して柔軟に対応します。
  • 会場準備・当日の演出
    予算や規模に合わせた会場の選択から、当日発表形式のご提案まで、責任をもってサポートいたします。海外からのお客さまに、日本の文化に触れていただけることも国際会議の魅力です。開会式の演出、ガラディナーでのエンターテインメント、日本文化を体験するコース等をご提案いたします。
  • 参加受付
    オンライン登録などにより、スムーズな会議運営を行います。
  • 報告書の作成
    報告書の作成や重要な精算処理作業など、会議終了後まで責任を持って担当いたします。



③企業イベント運営サービス

新製品合評回、各種セミナー・講演会、社内キックオフミーティング等、あらゆる種類の「企業イベント」の企画・運営を行っております。

  • セミナー・研究会・講演会
    著名人を招いての聴講型の講演会から、少人数で集まり、1つのテーマについて深く議論を交わす研究会形式のものまで、さまざまな形態や目的に対応した講演会の企画をご提案します。
  • 新製品発表会・プロモーションイベント
    お客様のニーズやご予算に応じ、新製品のコンセプトを重視し、インパクトのある演出を心がけたプロモーションイベントを、舞台装飾・照明・映像・音響他の五感に訴えた演出など幅広い対応をプロデュースします。
  • 社内ミーティング・キックオフ・イベント・インセンティブイベント
    社内のミーティング、キックオフイベント、インセンティブツアーや成績優秀社員の表彰式など、企業様の社内イベントのお手伝いをいたします。